En cinq ans, la dématérialisation des marchés publics s’est progressivement implantée dans le paysage des appels d’offres français. Le papier cède la place à l’Internet qui gagne aussi sur les CD, clefs USB, ou autres types de supports numériques physiques, qui ne sont pas considérés comme des supports dématérialisés.
La réforme a été réfléchie et élaborée entre 2008 et 2009, et mise en place à partir du 1er janvier 2010. Depuis cette date, l’acheteur public peut choisir le type de document à soumettre : papier ou numérique ; il peut aussi exiger, s’il le souhaite, de recevoir les offres et les candidatures sous format exclusivement numérique. Cette exclusivité numérique, les architectes y sont aussi autorisés, depuis le 1er janvier 2012, pour tous les projets de plus de 90.000 euros. Et la demande de cohérence dans la transmission des documents favorise, elle aussi, l’usage du numérique. Un architecte ne peut pas transmettre une candidature sous format papier et le projet qui suit en numérique. S’il choisit le numérique, il devra transmettre tous ses documents dans cet unique format.

Cette évolution technique et juridique constitue une petite révolution dans les agences. La dématérialisation des marchés publics a considérablement changé la façon de travailler des architectes au moment des rendus.

Traditionnellement, la longue impression des dossiers de candidature ou de projets achève les charrettes, tard dans la nuit, surtout quand les bureaux d’étude rendent leurs dossiers au dernier moment et qu’il faut en vérifier le contenu. Puis, il fallait les relier, puis aller à la poste ou attendre le coursier, des travaux pénibles et fastidieux, en somme. Désormais, les architectes soumettent leur travail à l’heure du jour et de la nuit qui leur convient, ils travaillent moins dans la précipitation et passent plus de temps à peaufiner leurs présentations et à travailler sur le fond des projets, soit les textes et les images.

Et le temps n’est pas le seul gain. Imprimer un dossier de 80 pages tous les deux jours pour les soumettre aux différents intervenants représente un coût d’impression non négligeable pour les agences ; quand elles n’impriment pas, en sus, les porte-folios des bureaux d’études ou des sous-traitants. La dématérialisation, ce sont donc aussi d’importantes économies pour les agences.

Le système comporte bien encore quelques flottements, notamment au niveau des certificats, la signature numérique des projets qui verrouille les documents PDF. Il arrive que des donneurs d’ordres demandent que les documents soient signés du certificat des architectes, mais aussi de ceux du bureau d’étude, par exemple, ce qui complique les procédures. Mais la certification est, en elle-même, très simple et s’acquière vite.

On peut se demander, cependant, si la dématérialisation a changé les choses au niveau de la réception des projets par les donneurs d’ordres lors de l’ouverture des dossiers de candidature. Avant, ils recevaient de belles impressions papier. Maintenant, la plupart des projets numérisés sont projetés sur grands écrans, vidéoprojecteurs à l’appui. Les donneurs d’ordres les impriment eux-mêmes s’ils souhaitent en garder une trace papier, notamment pour les besoins réglementaires. Pour les architectes, au final, la visualisation de leur projet n’est pas altérée par le passage au numérique et leurs candidatures n’en sortent nullement dévalorisées. Les présentations de références, sous forme d’affiche PDF, sont envoyées en haute définition et ce sont elles qui servent de base de sélection aux jurys, qu’elles soient imprimées ou, de plus en plus, projetées ou visualisées sur écran.